Inventur: Verfahren, gesetzliche Pflicht und was sie über Ihre Bestände verrät

Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Kaufleute sind nach § 240 HGB dazu verpflichtet, zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Ihr Ergebnis ist das Inventar, die Grundlage der Bilanz.

Diese Seite ist die Übersicht zum Thema Inventur und Bestandsbewertung. Sie stellt zuerst dar, was das Handelsgesetzbuch vorschreibt, und hält sich dabei eng an den Wortlaut der Vorschriften. Danach folgen die 4 Inventurverfahren mit je einem Rechenbeispiel, der Ablauf einer Inventur in 7 Schritten und der Umgang mit Inventurdifferenzen. Der letzte Teil behandelt eine Frage, die in den meisten Darstellungen fehlt: was die Inventur über die Qualität der Bestandsdaten verrät, mit denen die Disposition jeden Tag arbeitet. Am Ende stehen 3 Übungsaufgaben mit Lösungsweg.

Hinweis: Diese Seite erklärt Verfahren und Zusammenhänge. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die zitierten Vorschriften entsprechen dem Stand bei gesetze-im-internet.de am 29.09.2026.

Was ist eine Inventur?

Eine Inventur ist die Tätigkeit des Zählens, Messens, Wiegens und Bewertens aller Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar ist das Ergebnis dieser Tätigkeit, ein Verzeichnis nach Art, Menge und Wert. Aus dem Inventar wird die Bilanz abgeleitet.

Die 3 Begriffe werden oft durcheinander verwendet, beschreiben aber 3 Stufen. Die Inventur ist der Vorgang. Das Inventar ist die ausführliche Liste, in der jeder Posten einzeln steht. Die Bilanz ist die verdichtete Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital, in der aus Tausenden von Inventarpositionen wenige Bilanzposten werden, etwa die Vorräte als ein einziger Betrag.

Die Inventur erfasst nicht nur das Lager. Dazu gehören auch Grundstücke, Maschinen, Forderungen, Bargeld und Schulden. Die körperliche Zählung betrifft die greifbaren Gegenstände, die übrigen Posten werden anhand von Unterlagen erfasst, etwa Kontoauszügen oder Saldenbestätigungen. Diese Seite konzentriert sich auf das Vorratsvermögen, weil dort der Aufwand und die meisten Fehler liegen.

Für ein Unternehmen mit Lager hat die Inventur 2 Zwecke. Der erste ist gesetzlich: Ohne Inventar keine ordnungsgemäße Bilanz. Der andere ist betrieblich und wird meist unterschätzt: Die Inventur ist der einzige Moment im Jahr, in dem der Bestand im System vollständig mit dem Bestand im Regal verglichen wird. Jede Abweichung, die dabei auffällt, hat vorher die Disposition beeinflusst.

Was schreibt das HGB zur Inventur vor?

§ 240 HGB verpflichtet jeden Kaufmann, zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen. Das Geschäftsjahr darf 12 Monate nicht überschreiten. § 241 HGB erlaubt vereinfachte Verfahren, § 241a HGB befreit kleine Einzelkaufleute.

§ 240 HGB: das Inventar

Absatz 1 verlangt, dass der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau verzeichnet und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden angibt. Absatz 2 überträgt diese Pflicht auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs. Die Aufstellung ist nach dem Wortlaut innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken. Eine feste Frist in Tagen nennt die Vorschrift nicht.

Die Absätze 3 und 4 enthalten 2 Vereinfachungen für die Bewertung, den Festwert und die Gruppenbewertung. Sie stehen weiter unten in einem eigenen Abschnitt.

§ 241 HGB: Inventurvereinfachungsverfahren

So lautet die amtliche Überschrift. Die Vorschrift enthält 3 Erleichterungen. Absatz 1 erlaubt, den Bestand mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben zu ermitteln. Absatz 2 erlaubt, auf die körperliche Bestandsaufnahme zum Schluss des Geschäftsjahrs zu verzichten, soweit durch ein anderes Verfahren, das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, gesichert ist, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne sie festgestellt werden kann. Absatz 3 erlaubt, den Bestand in einem besonderen Inventar für einen Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der ersten 2 Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs zu verzeichnen und ihn auf den Schlusstag fortzuschreiben oder zurückzurechnen.

2 Begriffe, die in der Praxis ständig fallen, stehen nicht im Gesetz: permanente Inventur und vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur. Sie sind die üblichen Namen für Verfahren, die auf Absatz 2 und Absatz 3 gestützt werden. Das Gesetz spricht von einem anderen Verfahren und von einem besonderen Inventar.

§ 241a HGB: Befreiung für kleine Einzelkaufleute

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden. Bei einer Neugründung genügt es, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden. Die Befreiung gilt nach dem Wortlaut nur für Einzelkaufleute. Ob und welche steuerlichen Aufzeichnungspflichten dann trotzdem gelten, ist eine Frage für die Steuerberatung.

Wie funktioniert die Stichtagsinventur?

Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand zum Schluss des Geschäftsjahrs körperlich gezählt. Sie ist das einfachste Verfahren in der Methode und das aufwendigste im Betrieb, weil sie alle Artikel auf einmal erfasst und das Lager dafür meist ruhen muss.

Die Zählung muss nicht exakt am Schlusstag stattfinden. In der Praxis wird sie in zeitlicher Nähe zum Stichtag durchgeführt, und Bewegungen zwischen Zähltag und Stichtag werden anhand von Belegen hinzu- oder herausgerechnet. Je größer der Abstand, desto mehr Buchungen müssen sauber zugeordnet werden und desto größer wird das Fehlerrisiko.

Der Vorteil ist die Einfachheit: Es gibt einen einzigen Stand, der für alle Artikel zum selben Zeitpunkt gilt, und keine Rechnung zwischen Zähltag und Bilanz. Der Nachteil liegt im Betrieb. Ein Lager, das zur Zählung schließt, liefert in dieser Zeit nicht. Dazu kommt die Belastung: Viele Artikel werden unter Zeitdruck von Personal gezählt, das sonst andere Aufgaben hat. Beides erhöht die Fehlerquote, und genau die Genauigkeit, die mit der Inventur erreicht werden soll, leidet darunter.

Die Stichtagsinventur ist deshalb vor allem dort sinnvoll, wo die Zahl der Artikel überschaubar ist, das Geschäft zum Jahreswechsel ohnehin ruht oder die Lagerbuchführung für die anderen Verfahren nicht zuverlässig genug ist.

Was ist eine vor- oder nachverlegte Inventur?

Die Zählung findet an einem Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der ersten 2 Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs statt. Der gezählte Wert wird anschließend auf den Schlusstag umgerechnet: vorwärts durch Fortschreibung, rückwärts durch Rückrechnung. Grundlage ist § 241 Absatz 3 HGB.

Das Gesetz verlangt dafür 2 Dinge: ein besonderes Inventar für den Zähltag, das auf einer körperlichen Bestandsaufnahme oder einem zulässigen anderen Verfahren beruht, und ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren, das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichert, dass der Bestand am Schlusstag ordnungsgemäß bewertet werden kann. Der Wortlaut spricht vom Bewerten. Die Umrechnung erfolgt deshalb in der Regel wertmäßig.

Der betriebliche Vorteil ist der Zeitpunkt. Die Zählung lässt sich in eine ruhige Phase legen, etwa vor dem Weihnachtsgeschäft oder nach dem Saisonende, und das Lager muss nicht zum Jahreswechsel schließen. Der Preis dafür ist die Rechnung: Jede Buchung zwischen Zähltag und Schlusstag muss vollständig und richtig sein, sonst stimmt der fortgeschriebene Wert nicht. Ein fehlender Wareneingang im November ist in der Bilanz ein falscher Bestand.

Wie funktioniert die permanente Inventur?

Bei der permanenten Inventur wird der Bestand jedes Artikels laufend aus den Zu- und Abgangsbuchungen fortgeschrieben. Der Bestand am Schlusstag wird aus der Buchführung übernommen, die körperliche Zählung verteilt sich über das Jahr. Grundlage ist § 241 Absatz 2 HGB.

Das Gesetz stellt dafür eine Bedingung: Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und sichern, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne körperliche Aufnahme zum Schlusstag festgestellt werden kann. Wie das im Einzelnen nachzuweisen ist, regelt der Wortlaut nicht. In der Praxis gehört dazu, dass jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr tatsächlich gezählt und die Zählung dokumentiert wird. Welche Anforderungen im eigenen Fall gelten, klärt man mit dem Abschlussprüfer oder der Steuerberatung, bevor man das Verfahren umstellt.

Für die Disposition ist die permanente Inventur das wertvollste Verfahren, weil sie die Zählung dorthin verlegt, wo sie am meisten bringt. Gezählt werden kann ein Lagerplatz, wenn er ohnehin fast leer ist, oder ein Artikel, kurz bevor er seinen Meldebestand erreicht. Jede Zählung korrigiert den Systembestand, und zwar im laufenden Jahr, statt ein Mal am Jahresende. Ein Fehler im Bestand wirkt dann Wochen statt Monate.

Die Voraussetzung ist eine Lagerbuchführung, die jede Bewegung zeitnah und artikelgenau erfasst. Wo Entnahmen erst gesammelt am Monatsende gebucht werden oder Umbuchungen zwischen Lagerorten nur auf Papier stattfinden, trägt die Fortschreibung nicht. Dann ist fraglich, ob die Bedingung aus § 241 Absatz 2 erfüllt ist, und für die Disposition bringt die Fortschreibung ohnehin wenig.

Was ist eine Stichprobeninventur?

Bei der Stichprobeninventur wird nur ein Teil der Lagerpositionen gezählt, ausgewählt nach einem anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren. Aus dem Ergebnis wird der Gesamtbestand hochgerechnet. Grundlage ist § 241 Absatz 1 HGB.

Die Vorschrift stellt 2 Anforderungen: Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, und der Aussagewert des so aufgestellten Inventars muss dem eines Inventars aus einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommen. Welche statistischen Verfahren anerkannt sind und wie groß die Stichprobe sein muss, bestimmt der Wortlaut nicht. Das ergibt sich aus der Fachpraxis und wird in der Regel mit dem Abschlussprüfer abgestimmt.

Sinnvoll ist die Stichprobeninventur bei großen Lagern mit vielen gleichartigen Positionen und einer zuverlässigen Lagerbuchführung. Der Aufwand sinkt erheblich, weil nur ein Bruchteil der Positionen gezählt wird. Hochwertige Positionen werden dabei oft vollständig gezählt und nur der Rest über die Stichprobe erfasst, weil ein Fehler bei einem teuren Artikel die Hochrechnung stärker verzerrt als viele kleine Fehler bei billigen.

Für die Disposition hat die Stichprobeninventur einen Nachteil: Sie liefert einen verlässlichen Gesamtwert, aber keine korrigierten Einzelbestände für die nicht gezählten Positionen. Ein falscher Systembestand bei einem Artikel außerhalb der Stichprobe bleibt falsch, auch wenn die Bilanz stimmt.

Festwert und Gruppenbewertung: 2 Vereinfachungen aus § 240 HGB

Neben den Zählverfahren enthält § 240 HGB in den Absätzen 3 und 4 2 Vereinfachungen für die Bewertung. Der Festwert erlaubt, bestimmte Bestände mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert anzusetzen. Die Gruppenbewertung erlaubt, gleichartige Vorräte zu einer Gruppe zusammenzufassen und mit dem gewogenen Durchschnittswert anzusetzen.

Festwert. Er ist nach Absatz 3 zulässig für Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, wenn 3 Bedingungen zusammen erfüllt sind: Sie werden regelmäßig ersetzt, ihr Gesamtwert ist für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung, und ihr Bestand unterliegt in Größe, Wert und Zusammensetzung nur geringen Veränderungen. Auch dann ist nach dem Wortlaut in der Regel alle 3 Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen.

Gruppenbewertung. Nach Absatz 4 können gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Gezählt wird weiterhin die Menge, vereinfacht wird die Zuordnung des Werts.

Eine weitere Bewertungsvereinfachung steht in § 256 HGB: Soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, kann für gleichartige Vorräte unterstellt werden, dass die zuerst oder die zuletzt angeschafften zuerst verbraucht wurden. Das sind die Verbrauchsfolgen, die unter den Abkürzungen FIFO und LIFO bekannt sind. Welche davon steuerlich anerkannt ist, regelt das Steuerrecht gesondert.

Für die Steuerung des Lagers sind diese Vereinfachungen neutral bis hinderlich. Ein Festwert sagt nichts über den tatsächlichen Bestand einzelner Artikel, und ein Gruppendurchschnitt verdeckt, welcher Artikel in der Gruppe teuer ist. Für die Bilanz sparen sie Aufwand, für die Disposition braucht es daneben die Einzelbestände.

Was sind Inventurdifferenzen, und woher kommen sie?

Eine Inventurdifferenz ist die Abweichung zwischen dem gezählten Bestand und dem Bestand laut Lagerbuchführung. Sie entsteht über das Jahr durch Buchungsfehler, Verwechslungen, Schwund und Bewegungen, die nie gebucht wurden. Die Zählung macht sie nur sichtbar.

Die häufigsten Ursachen lassen sich in 4 Gruppen ordnen:

• Buchungsfehler: falsche Menge, falscher Artikel, falsche Mengeneinheit, etwa Stück statt Karton.
• Fehlende Buchungen: Entnahmen ohne Beleg, Muster, Ersatzteile für die eigene Instandhaltung, Rücksendungen, die physisch zurück sind und im System nicht.
• Verwechslungen: Ware auf dem falschen Lagerplatz oder unter einer ähnlichen Artikelnummer gebucht. Sie erzeugen typischerweise ein Paar aus Plus und Minus.
• Schwund: Bruch, Verderb, Diebstahl. Das ist die einzige Gruppe, in der Ware tatsächlich verloren geht.

Deshalb reicht es nicht, die Differenz in Euro zu betrachten. Ein Plus bei einem Artikel und ein Minus in gleicher Höhe bei einem anderen ergeben in Summe null, aber 2 falsche Bestände. Das folgende Beispiel zeigt, wie stark sich beide Sichten unterscheiden können.

Für den Jahresabschluss ist die Wertdifferenz die relevante Zahl. Für das Lager ist es die Bestandsgenauigkeit nach Positionen, weil jede falsche Einzelposition eine falsche Bestellentscheidung auslösen kann. Wie diese Kennzahl gerechnet und eingeordnet wird, steht in der Übersicht der Lagerkennzahlen.

Was die Inventur über die Disposition verrät

Jede Inventurdifferenz war vorher ein falscher Systembestand, und mit jedem falschen Systembestand hat die Disposition gerechnet. Die Inventur zeigt deshalb nicht nur, was im Lager liegt, sie zeigt auch, wie zuverlässig die Bestellentscheidungen des vergangenen Jahres waren.

Die Mechanik ist einfach. Der Meldebestand löst eine Bestellung aus, wenn der Systembestand unter einen Wert fällt. Liegt der Systembestand über dem tatsächlichen, kommt die Bestellung zu spät, und der Sicherheitsbestand wird angegriffen, obwohl er rechnerisch reichen müsste. Liegt er darunter, kommt die Bestellung zu früh, und der Bestand steigt, ohne dass es jemand beabsichtigt hat.

Wer nach einer Periode mit vielen Fehlmengen den Sicherheitsbestand erhöht, behandelt deshalb möglicherweise das falsche Problem. Wenn die Fehlmengen bei Artikeln mit großen Inventurdifferenzen gehäuft auftreten, liegt die Ursache in den Daten, und ein höherer Sicherheitsbestand bindet Kapital, ohne sie zu beheben. Wie der Sicherheitsbestand aus sauberen Daten hergeleitet wird, steht unter Sicherheitsbestand berechnen.

Aus der Inventur lassen sich 3 Auswertungen gewinnen, die für die Disposition mehr wert sind als die Wertdifferenz:

• Bestandsgenauigkeit je Artikelklasse. Stimmen die A-Artikel und sind die C-Artikel ungenau, ist das verkraftbar. Umgekehrt nicht.
• Differenzen nach Lagerort und Buchungsart. Häufen sie sich an einem Ort oder bei einer Buchungsart, etwa Umlagerungen, ist dort die Ursache zu suchen.
• Liste der Artikel ohne Bewegung. Bei der Zählung fallen Bestände auf, die seit Langem niemand angefasst hat. Sie gehören auf eine eigene Liste, weil sie Kapital binden und in keiner Verbrauchsanalyse erscheinen.

Der Bestand, der bei der Inventur ermittelt wird, geht außerdem direkt in die Kennzahlen des Lagers ein. Der Endbestand ist einer der Stichtage des durchschnittlichen Lagerbestands, und aus diesem entstehen Umschlag, Lagerdauer und Kapitalbindung. Ein Inventurwert, der zum Jahresende bewusst niedrig gehalten wird, verbessert diese Kennzahlen nur scheinbar.

Seiten zu Inventur und Bestandsbewertung

Dieser Themenbereich wächst. Die folgenden Seiten hängen fachlich an der Inventur.

• Lagerkennzahlen, mit der Bestandsgenauigkeit als Qualitätskennzahl
• Durchschnittlicher Lagerbestand, für den der Inventurwert ein Stichtag ist
• Konsignationslager, mit der Frage, wem die Ware gehört und in welche Bilanz sie gehört
• Meldebestand berechnen, der auf einen richtigen Systembestand angewiesen ist
• Bestandsanalyse, die Leistung, in der ich die Belastbarkeit Ihrer Bestandsdaten prüfe

Häufige Fragen zur Inventur